Tämä on tietosuojaseloste, joka kuvaa, miten Kainuun KAVE -hankkeessa kerätään, käytetään, säilytetään ja suojataan henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Seloste perustuu toimitettuun hankehakemusasiakirjaan.

Tietosuojaseloste: Kainuun KAVE -hanke

1. Rekisterinpitäjä

Kajaanin Työvoimayhdistys ry

Y-tunnus: 1462910-9
Postiosoite: Vienankatu 7 2, 87100 Kajaani 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Piia Sumupuu

Asema: Hankepäällikkö / vastaava kouluttaja

Sähköposti: piia.sumupuu@kainuunkave.fi

Puhelinnumero: 0400 428318

3. Rekisterin nimi

Kainuun KAVE -hankkeen osallistuja- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Kainuun KAVE -hankkeen (1.3.2025–31.1.2028)  toteuttamiseksi, hallinnoimiseksi, arvioimiseksi ja siitä tiedottamiseksi. Hankkeen tavoitteena on parantaa heikossa työmarkkina-asemassa olevien henkilöiden osallisuutta ja hyvinvointia kouluttamalla heistä kokemusasiantuntijoita ja vertaisohjaajia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:

Hankkeen toiminnan järjestäminen: Koulutuksiin ilmoittautumisten ja osallistujien valintojen (haastattelut) hallinnointi , koulutusten ja työpajojen järjestäminen sekä osallistujille suunnatun tuen ja ohjauksen tarjoaminen.

Viestintä: Tiedottaminen hankkeen toiminnoista osallistujille ja sidosryhmille.

Verkostotoiminta: Koulutettujen kokemusasiantuntijoiden ja vertaisohjaajien verkoston koordinointi.

Seuranta ja raportointi: Hankkeen tavoitteiden toteutumisen seuranta ja tulosten raportointi rahoittavalle viranomaiselle (Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus / EURA 2021 -järjestelmä). Osallistujien tilannetta arvioidaan esimerkiksi erilaisten mittareiden avulla (esim. Kykyviisari®, osallisuusindikaattori).

Työnantajavelvoitteet: Hankkeen henkilöstön työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin perusteisiin:

Rekisteröidyn suostumus (GDPR Art. 6.1 a ja Art. 9.2 a): Erityisesti arkaluonteisten tietojen (esim. terveystiedot) osalta, jotka liittyvät hankkeen kohderyhmiin (esim. mielenterveys- ja päihdekuntoutujat, pitkäaikaissairaat).

Lakisääteinen velvoite (GDPR Art. 6.1 c): Rahoittajan (ESR+) ja kansallisen lainsäädännön (laki 757/2021)  asettamat velvoitteet hankkeen hallinnoinnille, seurannalle ja tietojen säilyttämiselle.

Yleistä etua koskeva tehtävä (GDPR Art. 6.1 e): Hanke on osa EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelmaa "Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027"  ja toteuttaa julkisen rahoituksen turvin yhteiskunnallisia tavoitteita.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Hankkeessa käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä:

Hankkeen osallistujat (varsinainen kohderyhmä):

Perustiedot: Nimi ja yhteystiedot.

Taustatiedot: Ikä, sukupuoli, koulutustausta, työllisyystilanne (esim. työtön, pitkäaikaistyötön).
Hankkeen toimintaan osallistumiseen liittyvät tiedot: Tiedot osallistumisesta koulutuksiin, palautteet, arvioinnit ja edistymisen seuranta (esim. työllistyminen tai opintoihin hakeutuminen hankkeen jälkeen).

Erityiset henkilötietoryhmät: Hankkeen luonteen vuoksi voidaan käsitellä osallistujan suostumuksella tietoja, jotka koskevat hänen terveyttään (esim. pitkäaikaissairaudet, mielenterveyden tai riippuvuuksien haasteet), jotka ovat perusteena kohderyhmään kuulumiselle. Näitä tietoja käsitellään erityisellä huolellisuudella ja luottamuksellisesti.

Sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden edustajat (välillinen kohderyhmä):

Nimi, organisaatio, asema ja yhteystiedot.

Hankkeen henkilöstö:

Työsuhteen hoitamiseksi tarvittavat tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, tehtävänimike ja palkanmaksuun liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään ilmoittautumisten, haastattelujen, kyselyiden ja muun vuorovaikutuksen yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös osallistujia ohjaavilta yhteistyökumppaneilta osallistujan suostumuksella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, lukuun ottamatta hankkeen rahoittajaviranomaisen (Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus) edellyttämiä tietoja valvontaa ja raportointia varten EURA 2021 -järjestelmän kautta. Tilastollisissa raporteissa ja julkisessa viestinnässä tiedot esitetään siten, ettei yksittäisiä henkilöitä voi tunnistaa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamisessa noudatetaan suurta huolellisuutta.

Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä hankkeen työntekijöillä.

Digitaalinen aineisto: Tietoihin on pääsy vain nimetyillä hankkeen työntekijöillä henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti. Hankkeessa varmistetaan tietoturvallinen toiminta ja opastetaan siinä myös osallistujia.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään hankkeen keston ajan (31.1.2028 asti) sekä sen jälkeen rahoittajan ja lainsäädännön (laki 757/2021) vaatiman ajan. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään tietoturvallisesti tai anonymisoidaan tilastollista käyttöä varten.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojesi poistamista tietyin edellytyksin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen: Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos koet, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

11. Automaattinen päätöksenteko

Hankkeessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin perustuvia päätöksiä.